Sekretarz gminy Dębno

Anna Jakubas

pokój 105

kontakt: 14 631 85 56

sekretarz@gminadebno.pl

Stanowisko piastuje od 12 czerwca 2024 r.

W sprawie skarg i wniosków przyjmuje interesantów w godzinach urzędowania.

Kompetencje:

• kierowanie Wydziałem Spraw Obywatelskich, Sportu i Promocji,
• nadzorowanie pracy Wydziału Organizacyjnego,
• prowadzenie Kontroli Zarządczej w Urzędzie Gminy,
• nadzór nad okresową oceną pracowników Urzędu,
• nadzór nad terminową i rzetelną realizacją uchwał Rady Gminy,
• nadzór nad realizacją Zarządzeń Wójta,
• nadzorowanie przestrzegania obowiązującego prawa przy załatwianiu spraw w postępowaniu administracyjnym,
• nadzorowanie poprawności projektów, przygotowanych pism, decyzji oraz projektów aktów prawnych Wójta i Rady,
• koordynowanie spraw związanych z opracowaniem sprawozdań, w tym sprawozdań do Urzędu Statystycznego,
• kontakt z mediami na zasadzie udzielonych przez Wójta upoważnień,
• nadzorowanie sprawnej realizacji uchwał, wniosków, rezolucji Radnych Gminnych,
• wdrażanie nowoczesnych technik i technologii zmierzających do usprawnienia pracy Urzędu,
• sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej, w tym dbałość o właściwą obsługę interesantów, sprawny obieg dokumentów oraz terminowe załatwianie skarg i wniosków w Urzędzie,
• zatwierdzanie wykonania zadań i opis pod względem merytorycznym, zamówień publicznych i wydatków strukturalnych, rachunków i dokumentów księgowych,
• potwierdzanie za zgodność z oryginałem dokumentów urzędowych,
• zapewnienie sprawnej organizacji pracy Urzędu, w tym opracowywanie projektu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu oraz innych zarządzeń dotyczących spraw organizacyjnych,
• przedkładanie Wójtowi propozycji usprawniania pracy Urzędu,
• inicjowanie doskonalenia i podnoszenia kwalifikacji kadr, w tym szkoleń pracowników,
• kontrola dyscypliny pracy oraz wnioskowanie w sprawach osobowych pracowników,
• przedstawianie Wójtowi propozycji powierzenia określonych czynności pracownikom, a w szczególności tych, których w dniu opracowania regulaminu nie powierzono nikomu i których konieczność wykonania nastąpi w czasie przyszłym,
• kierowanie praktykami studenckimi i uczniowskimi w Urzędzie,
• dbałość o wygląd budynku Urzędu i jego otoczenia,
• nadzór nad wydawaniem środków finansowych na materiały biurowe
  i utrzymanie oraz funkcjonowanie Urzędu,
• nadzór nad prawidłowym przebiegiem wyborów samorządowych, parlamentarnych, prezydenckich i innych, referendów ogólnokrajowych i gminnych oraz spisami organizowanymi przez GUS;
• koordynowanie spraw związanych z opracowywaniem statutu Gminy,
• współdziałanie z Wójtem w zakresie realizacji kontroli wewnętrznej w Urzędzie,
• koordynowanie przygotowywania Wójtowi odpowiedzi na wnioski i zalecenia pokontrolne organów kontroli zewnętrznej dotyczącej Urzędu,
• nadzór nad rzetelnym, terminowym załatwianiem spraw w Urzędzie,
• czuwanie nad terminowym załatwianiem interpelacji i wniosków radnych oraz wniosków z zebrań wiejskich,
• przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,
• prowadzenie rejestru wydanych przez Wójta zarządzeń,
• prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz sprawowanie nadzoru nad ich rozpatrywaniem,
• prowadzenie rejestru instytucji kultury,
• przygotowanie informacji o działalności międzysesyjnej,
• wykonywanie innych zadań i czynności powierzonych przez Wójta,
• podpisywanie pism i decyzji w granicach upoważnień udzielonych przez Wójta.